CEP - Especificação do arquivo de transmissão

Este artigo apresenta as características do arquivo CEP a ser configurado pelos sistemas de gestão de cartórios para exportação e upload à CENSEC. 

Atos  a serem informados na CEP

Na CEP devem ser informadas todas as ESCRITURAS e PROCURAÇÕES, exceto aquelas que se enquadram nos informes da RCTO e CESDI que devem ser informadas somente nestas centrais.

Os cônjuges só devem ser lançados quando assinarem o ato lavrado, ou seja, participarem e estiverem presente. 

Obs.: Atos de Testamento não devem ser informados nesta central CEP. 

Layout

A coluna Formato contempla o número de dígitos do campo e se numérico, alfanumérico ou formato data.

Exemplo: 2N - campo numérico de 2 dígitos; 50A - campo alfanumérico de 50 dígitos

Considerações:

1. Os campos NATUREZAESCRITURA e ACORDO deverão ser preenchidos quando o campo TIPOATOCEP for preenchido com a opção "1" - ESCRITURA.

2. Os campos marcados com asterisco (*) só devem ser preenchidos quando o campo TIPOATOCEP for preenchido com REVOGAÇÃO, RENÚNCIA, SUBSTABELECIMENTO e/ou ESCRITURA DE RERRATIFICAÇÃO. Estes campos deverão conter informações dos atos anteriores e somente os campos de “complemento” não serão obrigatórios.

3. O campo DESCONHECIDO deve ser preenchido quando não houver informações sobre o ato lavrado anteriormente (alguma observação sobre o ato). Neste caso, os campos subsequentes não precisam ser preenchidos. Caso contrário, este campo deve estar em branco, e os campos subsequentes tornam-se obrigatórios.

4. Quando houver atos informados por parte do cartório com mesma numeração de Livro e Folha, será obrigatório o preenchimento do campo Livro Complemento ou Folha Complemento para que o sistema identifique a diferenciação entre os atos. Em caso destas informações não forem preenchidas, o sistema acusará duplicidade devido à regra de validação dos campos chaves: Livro, Livro Complemento, Folha e Folha Complemento.

5. O campo REFERENTECIDADEORIGEM deverá ser preenchido com os códigos informados pelo IBGE. Vide anexos.

6. O CPF passa por verificação para garantir que o número informado é válido, caso algum CPF enviado esteja inválido o sistema recusa o arquivo.

7. Quando os campos de documento forem informados em branco entende-se que o cartório está declarando que a parte NÃO POSSUI documentos. Para esses casos o campo TIPODOCUMENTO também tem que estar em branco.

8. PARTEQUALIDADE: 

    8.1. As qualidades podem ser utilizadas em qualquer ato.

    8.2. A qualidade do tipo USUFRUTUÁRIO contempla as partes existentes para reserva, instituição e renúncia.

    8.3. As qualidades que possuírem acentuação em seu preenchimento devem ser informadas desta forma, conforme itens apresentados na tabela acima.

    8.4. Para escrituras de natureza "mediação", são obrigatórias as partes: requerente, requerido, mediador e interveniente.

    8.5. Para escrituras de natureza "conciliação", são obrigatórias as partes: requerente, requerido, conciliador e interveniente.

    8.6. Para cada ato deve ser incluída pelo menos uma parte, independe da qualidade assumida.

9. Os campos alfanuméricos não poderão conter caracteres inválidos como, por exemplo, aspas simples („) no meio do nome ou caracteres como (!@#$%¨&*). Textos com acentuação serão aceitos pelo sistema.

Obs: o layout para desenvolvimento está disponível nos anexos deste artigo. 

Tipos de arquivo

Para envio dos registros via upload serão aceitos arquivos em formato XML (Extensible Markup Language) ou Texto (.txt).

Os arquivos, independente da extensão, devem ser gerados no formato UTF-8 (SEM BOM).

Recomenda-se utilizar o formato XML.

Nomenclatura  

O arquivo poderá ser nomeado de acordo com a preferência do usuário.

Validação

No envio do arquivo, o sistema efetua a validação de layout e dos campos preenchidos, além de verificar a duplicidade de atos, tanto no arquivo como na base no cartório.

Caso sejam verificados problemas no arquivo, o sistema apresentará mensagens de erro, identificando o motivo do erro, linha do arquivo que está com problema e livro e folha do ato localizado.

Arquivo XML - Especificações

1. O arquivo deve ser gerado no formato UTF-8 (SEM BOM) 

2. A data dever ser informada em da seguinte forma: AAAA-MM-DD.

3. Os campos de valor devem ser preenchidos com o ponto (.) como separador de casa decimal. Exemplo: “1000.90”.

4. Os campos que não são do tipo texto, quando não possuírem informações, não devem ser informados no arquivo. São eles: ReferenteLivro (int) e ReferenteFolha (int)

Arquivo Texto (.txt) - Especificações

1. O arquivo deve ser gerado no formato UTF-8 (SEM BOM) 

2. Os campos deverão estar separados por ponto e vírgula e dentro de aspas duplas (“EXEMPLO”;”EXEMPLO”), sendo obrigatório o cabeçalho dos nomes na primeira linha do arquivo.

3. A linha não deve terminar em ponto e vírgula (;), sendo assim terminando logo em após o preenchimento do campo.

Exemplo arquivo:

"TIPOATOCEP";"NATUREZAESCRITURA";"OUTRANATUREZA";”...

...”;”PENULTIMOCAMPO”;”ULTIMOCAMPO”

"ESCRITURA";"HIPOTECA";"";”... ...”; ”PENULTIMOCAMPO”;”ULTIMOCAMPO”

4.  Os campos de data devem ser informados da seguinte forma: DD/MM/AAAA

5. Os campos de valor devem ser preenchidos com o vírgula (,) ou ponto (.) como separador de casa decimal e não conter "." para a separação de milhar. Exemplo: “10200,90” ou "10200.

6. Campos que não são de preenchimento obrigatório, quando não tiverem informação, deverão ser informados em branco (“campo1”;“”;“campo2”), sem nenhum espaço entre as aspas.

7. Os campos obrigatórios só para alguns atos, quando do informe de atos diferentes devem ser informados em branco, seguindo a mesma regra definida acima.

7. O campo VALOR deve ser preenchido com o valor jurídico do ato, não com o valor pago pela escritura. Este campo só deve ser preenchido com “0,00” quando o ato lavrado NÃO possuir valor.

8. O campo DESCONHECIDO quando preenchido desfaz a obrigatoriedade dos campos necessários de preenchimento somente para atos de Renúncia, Revogação, Substabelecimento e/ou Escritura de Rerratificação.

9. O arquivo deve conter uma linha por parte envolvida. Os dados do ato se repetem e os dados da parte são preenchidos de acordo com a necessidade. Uma mesma parte pode assumir dois papéis em um ato, sendo, por exemplo, outorgante e outorgado.

10. Quando houver atos informados por parte do cartório com mesma numeração de Livro e Folha, será obrigatório o preenchimento do campo Livro Complemento ou Folha Complemento para que o sistema identifique a diferenciação entre os atos. Em caso destas informações não forem preenchidas, o sistema acusará duplicidade devido à regra de validação dos campos chaves: Livro, Livro Complemento, Folha e Folha Complemento.

REGRAS  

Os informes desta Central devem ser efetuados quinzenalmente, portanto, devem ser informados dois arquivos por mês, conforme regra estabelecida no Capítulo 6 do provimento CNJ 18/2012.

Os informes da CEP devem ser efetuados quinzenalmente. O mês é divido em duas quinzenas:

1ª quinzena: do dia 01 até 15 de cada mês.

2ª semana: do dia 16 até o final do mês (neste caso a data final tem variações dependendo do mês de informe).

O prazo para envio é até o dia 5 de cada mês para informes da última quinzena do mês anterior e até dia 20 de cada mês para informes da primeira quinzena do mês atual. Quando o dia 5 e 20 não caírem em dias úteis o cartório deve considerar o próximo dia seguinte, como limite para informe.

O cartório deve enviar os arquivos quinzenalmente e após o envio efetuar o fechamento do mês. O fechamento é o aval do cartório que todos os atos foram enviados corretamente e podem, então, ser disponibilizados para consulta.

O envio dos atos retroativos, conforme determinado pelo CNJ no provimento nº 18/2012, deve ser realizado por todos os cartórios de acordo com os prazos estipulados no provimento.

O upload do arquivo, processamento e fechamento da quinzena poderão ser efetuados no mesmo dia. Os prazos descritos no capítulo 6 do provimento CNJ 18/2012 são referentes ao fechamento e não ao envio do arquivo.

Os cartórios que não lavrarem atos em um determinado mês deverão efetuar o fechamento negativo, ou seja, sem enviar nenhum arquivo (dado).

Os cartórios que não possuem sistema de lavratura de atos, poderão efetuar o envio dos dados por meio de digitação, diretamente na CENSEC.

Tabelas adicionais

Tabela TIPOATOCEP

Tabela NATUREZAESCRITURA 

Observações: 

1. Unificação ou remembramento: identificar origem,: venda e compra, doação, divisão, etc

2. Reestabelecimento de sociedade conjugal: informar somente na CESDI em Reconciliação

3. Adjudicação de Inventário: informar somente na CESDI em Inventário

Caso o cartório não identifique algum ato nessa tabela deve entrar em contato com o CNB-CF para identificar qual o código correto, nenhum ato deve ser deixado de enviar por não estar presente na planilha acima. Enviar e-mail para censec@notariado.org.br

Tabela PARTETIPODOCUMENTO

Tabela PARTEQUALIDADE

Tabela NATUREZALITIGIO

Obs.: o código utilizado varia de acordo com a natureza do litígio nas escrituras de mediação e escrituras conciliação.